Introdurre l'AI senza far uscire
i dati riservati.
Per chi ha capitolati che vietano servizi esterni, segreto professionale da rispettare o dati di terzi da trattare. Prima si capisce, poi si sceglie, poi si adotta.
La prima fase dura sei settimane e costa 3.900 euro + IVA, a prezzo fisso. Nessuna licenza da acquistare, nessuna modifica ai vostri sistemi. Al termine decidete voi se proseguire.
Le domande che ci vengono poste
Sono dieci, e ce le sentiamo ripetere in ogni azienda e in ogni studio. Sono tutte legittime, e nessuna ha una risposta valida a priori: dipendono da come si lavora davvero in quella organizzazione. È esattamente il motivo per cui si comincia da una verifica, non da un acquisto.
La risposta a quasi tutte comincia con la stessa parola: dipende — e serve verificarlo.
Nessuno compra un macchinario
senza sapere che cosa deve produrre.
Con l'intelligenza artificiale accade sistematicamente il contrario: si sceglie prima lo strumento, poi si cerca a che cosa possa servire. È il motivo per cui la maggior parte di questi progetti si spegne dopo due mesi — le licenze restano attive e non le usa più nessuno.
Quattro strade. Nessuna è scontata.
Si valutano tutte e si sceglie con i dati della prima fase. Non anticipiamo la risposta in questa pagina, perché non la conosciamo ancora.
Dentro gli strumenti che già usate
L'AI si attiva dentro la suite di posta e documenti già in uso: nel caso più frequente Microsoft 365 con Copilot, oppure la funzione equivalente della suite che avete.
Quando conviene: Se il lavoro documentale è davvero concentrato lì e i permessi sugli archivi sono già in ordine.
Canone per persona, medio-alto
Servizio aziendale in abbonamento
Un servizio professionale con contratto d'impresa, indipendente dalla suite che usate.
Quando conviene: Se serve uno strumento potente a poche persone, senza toccare l'infrastruttura.
Canone per persona, medio
Gateway AI aziendale
Un'interfaccia web aziendale — un indirizzo come ai.nomeazienda.it — attraverso cui passano tutte le richieste, con il vostro marchio e le vostre regole.
Quando conviene: Se lo strumento serve a molte persone e conta il controllo dei costi e delle tracce.
Impianto una tantum + canone
Tutto all'interno dell'azienda
Sistema installato su vostri apparati: nessuna informazione lascia la rete aziendale.
Quando conviene: Solo se emergesse una categoria di documenti che non può uscire in alcun modo.
Investimento iniziale rilevante
Un'annotazione su Microsoft 365 e Copilot
È la strada di cui si parla di più ed è probabile che qualcuno ve l'abbia già proposta. Va presa sul serio: se posta e documenti sono già lì, è la via più breve. Va però verificata su tre punti. Il canone si aggiunge a quello che già pagate ed è per persona. Rende solo se i permessi sugli archivi sono in ordine: dove sono larghi amplifica il problema invece di risolverlo. E copre ciò che passa dai documenti d'ufficio, non tutto il lavoro di un'organizzazione. Resta quindi una delle quattro strade da valutare — non il punto di partenza.
Quale sia quella giusta è la conclusione della verifica, non la premessa.
Il gateway AI aziendale
Un'interfaccia web interna — un indirizzo come ai.nomeazienda.it — che le persone aprono dal browser con le credenziali aziendali, e attraverso cui passa ogni richiesta all'intelligenza artificiale. È la portineria dell'azienda: si entra da un punto solo, si controlla chi entra, si guarda che cosa esce, si annota il passaggio.
Chi lavora
- Chi prepara offerte
capitolati, preventivi - Chi redige documenti
relazioni, pratiche - Chi segue i clienti
contratti, corrispondenza - Amministrazione
adempimenti, scadenze
Con il vostro marchio
Il gateway AI
della vostra organizzazione
ai.nomeazienda.it
Una pagina web uguale per tutti, che si apre dal browser con le credenziali aziendali. Nulla da installare, e nessun modo di aggirarla.
I motori, dietro
- Motore A
contratto d'impresa - Motore B
alternativo, in riserva - Motore interno
per ciò che non esce - Intercambiabili
nessun vincolo con nessuno
Chi entra
Solo il personale autorizzato, con le credenziali aziendali. Chi lascia l'azienda perde l'accesso lo stesso giorno.
Che cosa può uscire
Le categorie che decidete voi non escono mai: il gateway le riconosce e le blocca prima dell'invio, non dopo.
Che cosa viene coperto
I dati personali e quelli riservati d'impresa sono sostituiti da segnaposto in uscita e ripristinati nella risposta.
Registrazione completa
Autore, ufficio, data, esito e costo di ogni passaggio: il registro integrale di ciò che l'azienda fa con l'AI. Oggi non esiste da nessuna parte.
sola pagina da imparare
per tutto l'organico
modifiche ai sistemi
che già avete in azienda
settimane per l'impianto
una volta decisa
Che cosa esce davvero dall'azienda
I dati che identificano vengono sostituiti da segnaposto prima che la richiesta lasci la rete, e ripristinati nella risposta. Chi scrive non se ne accorge.
Quello che scrive il tecnico
Prepara la contestazione al fornitore Rossi & Figli S.r.l. per il ritardo sulla fornitura del contratto 2026-114 relativo al lavoro Sede di Bari, importo 84.500 €, penale giornaliera 0,3 ‰, riferimento interno ing. M. Greco.
Quello che esce dall'azienda
Prepara la contestazione al fornitore
FORNITORE_1
per il ritardo sulla fornitura del contratto
CONTRATTO_1
relativo al lavoro
LAVORO_1,
importo IMPORTO_1,
penale giornaliera 0,3 ‰, riferimento interno
PERSONA_1.
Dati personali
Nomi, recapiti, ruoli e ogni altro elemento identificativo, ai sensi del Reg. UE 2016/679.
Dati riservati d'impresa
Ragioni sociali, numeri di contratto, importi, denominazioni dei lavori, riferimenti di commessa.
Che cosa resta in chiaro
Tutto il resto: si copre ciò che identifica, non ciò che serve a ottenere una risposta utile.
La tabella che lega ogni segnaposto al dato reale resta sui vostri apparati, e anche i mascheramenti finiscono nel registro.
Che cosa pretendiamo dal fornitore, per iscritto
Vale per qualunque delle quattro strade. Sono clausole che i contratti d'impresa dei principali fornitori già prevedono: il nostro compito è verificarle una per una e farvele confermare per iscritto prima della scelta.
01 Divieto di addestramento +
I vostri testi e documenti non vengono usati per addestrare i sistemi del fornitore. È la clausola che distingue il contratto d'impresa dall'account personale, dove l'uso per addestramento è spesso la regola.
02 Trattamento nell'Unione europea +
Elaborazione e conservazione in centri dati situati nell'UE, con indicazione delle sedi. Dove non sia garantito, si valutano le garanzie alternative di legge oppure si cambia fornitore.
03 Nomina a responsabile del trattamento +
L'atto previsto dall'art. 28 del Regolamento europeo, firmato prima dell'attivazione: senza, il trattamento è irregolare a prescindere da come funzioni la tecnologia.
04 Conservazione azzerata +
I contenuti inviati non vengono conservati, o sono cancellati entro un termine breve e dichiarato. Nessuna copia residua oltre quel termine.
05 Nessuna revisione umana +
Il personale del fornitore non legge i vostri contenuti, salvo casi di sicurezza espressamente disciplinati. Dove sia prevista per impostazione, va disattivata.
06 Sub-fornitori dichiarati +
Elenco completo dei sub-fornitori e delle loro sedi, con obbligo di preavviso e diritto di opposizione in caso di variazione.
07 Riservatezza e segreto +
Obbligo di riservatezza esteso ai dipendenti del fornitore, coerente con i vincoli che voi stessi assumete verso i clienti.
08 Certificazioni verificabili +
Certificazioni di sicurezza in corso di validità e rapporti di audit consultabili: non una dichiarazione sul sito, ma un documento con una data e una scadenza.
09 Notifica delle violazioni +
Comunicazione entro un termine certo in caso di incidente, con quanto serve a voi per assolvere i vostri obblighi nei tempi di legge.
10 Restituzione e cancellazione +
Alla cessazione, restituzione di quanto vi appartiene e cancellazione certificata del resto. È la clausola che rende reversibile la scelta.
Quello che succede oggi
Account personale o servizio gratuito
Nessuna delle dieci clausole si applica. Il rapporto è fra il singolo dipendente e il fornitore: l'azienda non è parte e non ha titolo per chiedere conto di nulla. L'uso per addestramento è spesso previsto e la nomina a responsabile non esiste.
Quello che mettiamo in piedi
Contratto d'impresa verificato
Le dieci clausole sono verificate una per una e riportate in una scheda di conformità per fornitore che vi consegniamo prima della scelta, con una data sopra. Se una clausola manca, lo scriviamo.
Le stesse garanzie che pretendiamo per voi, le rispettiamo noi: sono nel Trust Center.
Tre fasi, e ci si può fermare a ognuna
Capire
6 settimane · 3.900 euro + IVAIndagine sull'uso già in corso, colloqui con i responsabili, verifica dei vincoli contrattuali e formazione a tutto il personale. Nessun acquisto, nessuna modifica ai sistemi. Alla fine avete sette documenti e una raccomandazione motivata. Prezzo fisso per l’intera fase, qualunque sia la dimensione dell’organizzazione.
Sperimentare
8 settimane di misurazioneRiordino dei permessi sugli archivi, soluzione scelta attivata su un gruppo ristretto, misurazione del tempo effettivamente risparmiato ufficio per ufficio.
Adottare
solo se i numeri lo giustificanoEstensione al resto dell'organizzazione, formazione, esercizio ordinario. Si arriva qui soltanto se la fase 2 ha prodotto numeri che lo giustificano.
Al termine di ciascuna fase si può interrompere, pagando solo le attività svolte. Nessun vincolo tecnico vi lega a noi. E se al termine della prima fase la conclusione fosse «per la vostra organizzazione non conviene», ve lo diremmo — e avreste comunque ottenuto il regolamento interno, la conformità formativa e il riordino dei vostri archivi.
Da dove si comincia
Da una conversazione, non da un preventivo. Trenta minuti bastano per capire se il vostro caso rientra in questo percorso — e ve lo diciamo anche quando la risposta è no.
Se rientra, la prima fase è 3.900 euro + IVA per sei settimane: un prezzo, non un preventivo.
Se invece il vostro vincolo è il tempo e sapete già che cosa automatizzare, la strada è AI Outcome 90.